Pozdrav a pokyny

Co recepční řekne jako první, co o vaší firmě ví a čím se při hovoru řídí.

Všechno se nastavuje na jedné stránce: Nastavení recepční. Píšete běžnou řečí, žádné technické pokyny nejsou potřeba.

Pozdrav

První věta hovoru. Měla by říct, kam se člověk dovolal a že mluví s asistentkou:

Dobrý den, dovolali jste se do ordinace doktora Nováka. U telefonu virtuální asistentka, s čím vám mohu pomoci?

Krátký pozdrav je lepší. Dlouhé uvítání lidé nedoposlouchají.

O firmě

Dvě až čtyři věty: co děláte, pro koho a kde. Recepční z nich odpovídá na dotazy typu „děláte i…?“. Co tu není, to neví a volajícímu řekne, že dotaz předá.

Vykání a tykání

Výchozí je vykání. Tykání zapněte jen tam, kde tak se zákazníky mluvíte i vy.

Pravidla

Co recepční nesmí říkat nebo slibovat, každé pravidlo na samostatný řádek. Například:

• Nesděluj ceny, řekni, že je upřesní kolegové.
• Neraď se zdravotními potížemi, při akutním stavu odkaž na pohotovost.
• Neslibuj termín dodání.

Další informace

Věci, na které se lidé často ptají: adresa, parkování, web, e-mail, způsoby platby. Otevírací dobu sem nepište, bere se z nastavení kalendáře.

Kdy se změna projeví

Po uložení platí nastavení od příštího hovoru. Rozběhlý hovor se nezmění.