Zásady ochrany osobních údajů
1. Kdo údaje zpracovává
Službu Hovoro provozuje Matyáš Vaneš, IČO 07818467, se sídlem Chudenická 1059/30, Hostivař, 102 00 Praha 10. Ve věcech osobních údajů nám pište na info@hovoro.cz.
Vystupujeme ve dvou rolích a je dobré je rozlišovat:
- Správce jsme u údajů našich klientů, zájemců o službu a návštěvníků webu. O těch jsou tyto zásady.
- Zpracovatel jsme u údajů lidí, kteří volají našim klientům. Tam je správcem klient, tedy firma nebo ordinace, které jste volali. My údaje zpracováváme jen podle jejích pokynů na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů.
2. Volali jste firmě, která používá Hovoro
Recepční vám na začátku hovoru řekla, že je virtuální asistentka. Hovor se nahrává, přepisuje do textu a recepční z něj zapíše, co jste potřebovali, případně s vámi domluví termín. To vše dostane firma, které jste volali.
Správcem těchto údajů je tato firma. Chcete-li vědět, co o vás eviduje, opravit to nebo smazat, obraťte se na ni. Když se obrátíte na nás, žádost jí předáme.
3. Jaké údaje zpracováváme jako správce
- Údaje o účtu: název firmy, IČO, obor, e-mail, heslo uložené v nečitelné podobě, zvolený tarif.
- Fakturační a platební údaje: fakturační adresa, přehled vystavených faktur a plateb.
- Údaje o užívání služby: počet a délka hovorů, nastavení recepční a kalendáře, záznamy o přihlášení a o zásazích naší podpory do vašeho účtu.
- Komunikace s námi: e-maily a to, co nám sdělíte při řešení požadavku.
- Technické údaje z webu: IP adresa, čas a adresa požadavku v provozních záznamech serveru.
- Ukázka na webu: když si na webu promluvíte s ukázkovou recepční, zpracuje se váš hlas a přepis rozhovoru a uložíme otisk vaší IP adresy, abychom ohlídali časový limit ukázky. Samotnou IP adresu u ukázky neukládáme.
4. Proč a na jakém základě
- Poskytování služby a vedení účtu – plnění smlouvy.
- Fakturace a účetnictví – právní povinnost.
- Zabezpečení, provozní záznamy, ochrana před zneužitím včetně limitu ukázky – náš oprávněný zájem na bezpečném provozu.
- Odpovědi na dotazy a nabídky zájemcům, kteří se nám ozvali – jednání o smlouvě a oprávněný zájem.
- Novinky e-mailem – jen s vaším souhlasem, který můžete kdykoli odvolat.
5. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje o účtu po dobu trvání smlouvy a 30 dní po jejím skončení.
- Účetní a daňové doklady po dobu, kterou ukládá zákon, zpravidla 10 let.
- Provozní záznamy serveru nejdéle 90 dní.
- Otisk IP adresy z ukázky 24 hodin, hlasový záznam a přepis ukázky nejdéle 30 dní.
- Komunikaci s námi po dobu, kdy ji potřebujeme k vyřízení a k ochraně svých práv, nejdéle 3 roky.
6. Komu údaje předáváme
Údaje neprodáváme. Předáváme je jen dodavatelům, bez kterých službu neumíme poskytnout:
- ElevenLabs (Spojené státy) – rozpoznání a syntéza řeči, vedení hovoru, uložení nahrávek a přepisů.
- Váš Hosting s.r.o. (Česká republika) – pronájem serveru, na kterém běží aplikace a databáze.
- miniTEL s.r.o., služba Odorik (Česká republika) – telefonní čísla, spojování hovorů, odesílání SMS.
- Google (Irsko, Spojené státy) – jen u klientů, kteří si sami napojí Google Kalendář.
Údaje můžeme vydat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
7. Předávání mimo Evropskou unii
Hlasová technologie, kterou používáme, zpracovává data i ve Spojených státech. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci EU–US Data Privacy Framework a o standardní smluvní doložky sjednané s dodavatelem.
8. Cookies a obsah třetích stran
Web a administrace používají cookies nezbytné k provozu: udržení přihlášení, ochranu formulářů a zapamatování vaší volby o měření. Na ty se souhlas nevyžaduje.
Návštěvnost webu měříme vlastním nástrojem na našem serveru, žádné cizí měřicí ani reklamní služby nepoužíváme. Bez vašeho souhlasu počítáme jen anonymní zobrazení stránek: neukládáme IP adresu ani žádnou cookie a návštěvy z jednoho dne spojuje otisk, který se další den změní a nejde z něj nikoho zpětně určit. Když měření povolíte, uložíme vám na jeden rok cookie s náhodným číslem. Díky ní poznáme opakovanou návštěvu a u registrace i to, odkud jste na web přišli. Záznamy o návštěvách uchováváme nejdéle 13 měsíců. Volbu můžete kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu.
Kontaktní formulář chrání před roboty služba Turnstile společnosti Cloudflare. Při odeslání formuláře jí váš prohlížeč předá technické údaje o zařízení a IP adresu, podle kterých pozná, že nejste robot. Zprávu z formuláře a kontakt na vás použijeme k odpovědi a k případné nabídce služby.
Písmo se na stránkách načítá ze služby Google Fonts. Váš prohlížeč se kvůli tomu spojí se servery společnosti Google, která se tak dozví vaši IP adresu.
9. Zabezpečení
Spojení s webem, administrací i dodavateli je šifrované. Hesla ukládáme jen v nečitelné podobě. Přístup k údajům klientů mají jen lidé, kteří ho potřebují k provozu a podpoře, a každý vstup podpory do účtu klienta zaznamenáváme. Aplikace a databáze běží na serveru v České republice.
10. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas. Žádost pošlete na info@hovoro.cz, vyřídíme ji do 30 dnů.
Nejste-li s vyřízením spokojeni, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
11. Změny zásad
Když zásady změníme, zveřejníme nové znění na této stránce. O podstatné změně dáme klientům vědět e-mailem nejméně 14 dní předem.