Smlouva o zpracování osobních údajů

Znění účinné od 11. 10. 2026

1. Strany a povaha smlouvy

Tuto smlouvu uzavírá klient služby Hovoro jako správce a Matyáš Vaneš, IČO 07818467, se sídlem Chudenická 1059/30, Hostivař, 102 00 Praha 10, jako zpracovatel. Je součástí obchodních podmínek a uzavírá se spolu s nimi. Naplňuje článek 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

Zpracovatel zpracovává osobní údaje jen podle doložených pokynů správce. Pokynem je tato smlouva, obchodní podmínky a nastavení, které správce ve službě provede. Kdyby pokyn podle zpracovatele porušoval předpisy o ochraně údajů, správce na to upozorní.

2. Co se zpracovává a proč

• Účel: přijímání a vyřizování telefonních hovorů za správce, jejich nahrání a přepis, vytěžení údajů z hovoru, domlouvání termínů, doručení shrnutí správci a předání údajů do systémů, které si správce napojí.
• Subjekty údajů: lidé, kteří správci volají, a lidé, o kterých v hovoru mluví.
• Druhy údajů: hlasová nahrávka hovoru, přepis, telefonní číslo, jméno, datum, čas a délka hovoru, důvod volání a další údaje, které volající sdělí, domluvené termíny.
• Zvláštní kategorie údajů: služba není určená k jejich cílenému sběru. Volající je ale může sdělit sám, typicky údaje o zdravotním stavu při volání do ordinace. Správce odpovídá za to, že má pro jejich zpracování právní důvod, a bere na vědomí předání podle článku 5.
• Doba zpracování: po dobu trvání smlouvy o poskytování služby a dále podle článku 9.

3. Povinnosti zpracovatele

• Zpracovávat údaje jen k účelu podle článku 2 a nepoužívat je k vlastním účelům, zejména ne k trénování modelů umělé inteligence.
• Zajistit, aby se osoby, které mají k údajům přístup, zavázaly k mlčenlivosti.
• Přijmout a udržovat opatření podle článku 6.
• Zapojit dalšího zpracovatele jen za podmínek článku 4.
• Být správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů, při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při jednání s dozorovým úřadem.
• Poskytnout správci informace potřebné k doložení, že povinnosti z této smlouvy plní.

4. Další zpracovatelé

Správce dává obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů uvedených v příloze. Zpracovatel s nimi má sjednanou ochranu údajů přinejmenším v rozsahu této smlouvy a za jejich plnění správci odpovídá.

Změnu nebo přidání dalšího zpracovatele oznámí zpracovatel e-mailem nejméně 30 dní předem. Správce může do 14 dnů vznést námitku. Když se strany nedohodnou, může správce smlouvu o poskytování služby ukončit ke dni, kdy má změna nastat.

5. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Hlasová technologie dodavatele Eleven Labs Inc. (ElevenLabs) zpracovává nahrávky a přepisy i ve Spojených státech. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci EU–US Data Privacy Framework a o standardní smluvní doložky podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914.

Aplikace, databáze s údaji z hovorů a kalendář služby běží na serveru v České republice.

6. Zabezpečení

• Šifrovaný přenos mezi volajícím, dodavatelem hlasové technologie, aplikací a správcem tam, kde to technologie telefonní sítě umožňuje; spojení s administrací a mezi systémy vždy šifrovaně.
• Oddělení dat jednotlivých klientů v aplikaci; klient vidí jen své hovory, termíny a nastavení.
• Hesla ukládaná jen v nečitelné podobě, přístup k serveru jen pro osoby pověřené provozem.
• Záznam o každém vstupu podpory zpracovatele do účtu správce.
• Nahrávky zpracovatel neukládá na vlastním serveru; správci je zpřístupňuje na vyžádání od dodavatele hlasové technologie.
• Zálohy databáze každý den, uchováváme je 12 dní zpětně.

7. Žádosti subjektů údajů

Když se subjekt údajů obrátí se žádostí na zpracovatele, zpracovatel ji předá správci do 3 pracovních dnů a sám na ni neodpovídá. Na pokyn správce zpracovatel smaže nebo vydá nahrávku, přepis a údaje konkrétního hovoru do 5 pracovních dnů. Většinu z toho může správce udělat sám v administraci.

8. Porušení zabezpečení

Zjistí-li zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, oznámí to správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění. Sdělí, co se stalo, jakých údajů a kolika lidí se to týká, jaké jsou pravděpodobné důsledky a co udělal k nápravě. Ohlášení dozorovému úřadu a subjektům údajů je povinností správce; zpracovatel k němu poskytne součinnost.

9. Doba uchování a výmaz

• Nahrávky hovorů uchovává zpracovatel 30 dní od hovoru, u tarifů Provoz a Firma 90 dní. Při přechodu na tarif s kratší dobou se starší nahrávky a přepisy smažou. Ve zkušební verzi je uchovává do jejího konce; kdo na placený tarif nepřejde, tomu je pak smaže.
• Přepisy, shrnutí, údaje z hovorů a termíny uchovává po dobu trvání smlouvy o poskytování služby.
• Po skončení smlouvy nechá zpracovatel správci 30 dní na stažení dat. Poté údaje smaže ze svých systémů i u dalších zpracovatelů, ledaže mu jejich uchování ukládá zákon. Na žádost výmaz písemně potvrdí.

10. Kontrola

Zpracovatel na žádost správce zodpoví dotazník k zabezpečení a doloží, jak povinnosti z této smlouvy plní. Správce nebo jím pověřený auditor vázaný mlčenlivostí může provést kontrolu nejvýše jednou za 12 měsíců, po oznámení nejméně 30 dní předem, v rozsahu, který nenaruší provoz služby ani ochranu dat jiných klientů. Náklady kontroly nese správce.

11. Odpovědnost a trvání

Odpovědnost stran se řídí obchodními podmínkami včetně tam sjednaného omezení. Tím není dotčena odpovědnost vůči subjektům údajů podle článku 82 GDPR.

Smlouva trvá po dobu trvání smlouvy o poskytování služby a dále do doby, než zpracovatel údaje podle článku 9 smaže.

Příloha: další zpracovatelé

Stav k 11. 10. 2026. Ve věcech této smlouvy pište na info@hovoro.cz.